05 жовтня 2017
|
ЗАТВЕРДЖЕНО Розпорядження голови районної державної адміністрації 02 січня 2020 р. №01 |
Положення
про архівний відділ Сосницької районної державної адміністрації
Загальні положення
1.Архівний відділ Сосницької районної державної адміністрації – повна назва, Архівний відділ райдержадміністрації – скорочена назва (далі - відділ) утворюється головою Сосницької районної державної адміністрації, входить до її складу і в межах Сосницького району забезпечує виконання покладених на відділ завдань.
2. Відділ підпорядкований голові Сосницької районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний державному архіву Чернігівської області.
3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Укрархівслужби, розпорядженнями голови обласної і районної державних адміністрацій, наказами директора державного архіву області, а також Положенням про архівний відділ.
Основні завдання
4. Основними завданнями відділу є :
1) реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району ;
2) координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування , підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства ;
3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
Функції
5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань :
1) організовує виконання Конституції і Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Укрархівслужби ;
2) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;
3) надає господарські послуги;
4) здійснює державний контроль за підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;
5) аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку у галузі архівної справи та діловодства в межах Сосницького району та вживає заходів до усунення недоліків;
6) бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку Сосницького району;
7) вносить пропозиції щодо проекту районного бюджету;
8) забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів;
9) бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку;
10) розробляє проекти розпоряджень голови Сосницької районної державної адміністрації, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства;
11) бере участь у погодженні нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;
12) бере участь у розробленні проектів розпоряджень голови Сосницької районної державної адміністрації, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками є інші структурні підрозділи;
13) бере участь у підготовці звітів голови Сосницької районної державної адміністрації для їх розгляду на сесії районної ради;
14) готує самостійно або іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації;
15) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;
16) готує (бере участь у підготовці) проектів угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;
17) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;
18) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів обласної і районної рад;
19) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;
20) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;
21) контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади;
22) здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування;
23) забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;
24) забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;
25) бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);
26) забезпечує захист персональних даних;
27) складає і за погодженням з державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;
28) забезпечує зберігання, облік і охорону :
документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форм власності та
об'єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;
документів особового походження;
друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
облікових документів і довідкового апарату до них;
29) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього незалежно
від місця зберігання і форми власності на них;
30) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форм власності та підпорядкування;
31) інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
32) веде облік юридичних та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду , які перебувають у зоні комплектування архівного відділу Сосницької районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків;
33) подає на затвердження державному архіву області списків джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;
34) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, в установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;
35) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);
36) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву області;
37) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;
38) передає державному архіву області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;
39) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
40) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;
41) організує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством ;42) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;
Права
6. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право :
1) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;
2) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;
3) проводити планові і позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архів і архівні установи;
4) звертатись до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;
5) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
6) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
7) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються відділом;
8) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
9) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції.
Взаємодія з іншими суб’єктами
7.Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.
Керівництво
8.Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації згідно з законодавством про державну службу за погодженням з директором державного архіву області в установленому законодавством порядку.
9. Начальник відділу:
1) є керівником державної служби та виконує повноваження, визначені статтею 17 Закону України «Про державну службу»;
2) здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;
3) подає на затвердження голові районної державної адміністрації положення про відділ;
4) затверджує посадові інструкції працівників відділу і розподіляє обов’язки між ними;
5) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;
6) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи структурних підрозділів;
7) звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;
8) може входити до складу колегії районної державної адміністрації;
9) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;
10) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;
11) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації , з міністерствами, з іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням голови районної державної адміністрації;
12) видає в межах своєї компетенції накази, організовує контроль за їх виконанням.
Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер,підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін’юсту;
13) подає на затвердження голови районної державної адміністрації проекти кошторису та штатного розпису відділу у в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників;
14) розпоряджається коштами відділу в межах затвердженого головою районної державної адміністрації кошторису;
15) здійснює добір кадрів;
16) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців відділу;
17) здійснює призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
прийняття на роботу та звільнення з роботи у порядку, передбаченому законодавством про працю, працівників відділу, які не є державними службовцями, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;
18) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;
19) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;
20) здійснює інші повноваження, визначені законом.
10. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації, Укрархівслужбою або директором державного архіву області.
11. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.
12. Штатний розпис відділу затверджує голова районної державної адміністрації за пропозиціями начальника відділу.
13. Для проведення експертизи цінності документів відділ утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року №1004 «Про проведення експертизи цінності документів» .
Склад експертної комісії і положення про неї затверджує начальник відділу відповідно до типового положення затвердженого Укрархівслужбою.
14. Відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, власні бланки.
Людям із порушенням зору
